議事録はAIに任せる：小さな会社の会議記録の仕組み

会議のあとに議事録が残らない。残っても、書いた人しか読み返さない。

小さな会社ほど、ここでつまずきがちです。やる気の問題ではありません。

結論から書きます。文字起こしはAIに任せ、人が整えるのは「決まったこと・担当・期限」の3点だけで十分。

残りは文字起こしの原文に置いておけば足ります。きれいな文章に直す必要はありません。

この記事では、会議記録を仕組みにする4ステップと、AIに任せてはいけない部分の線引きを整理しました。

Rootsに登場した社長お二人の実例も添えています。読み終えたら、今週の会議からそのまま試せるはず。

議事録が続かない、3つの理由

多くの会社が、同じ3か所で止まります。順に見ていきましょう。

• 理由1：書く人の負担が大きい：会議中に話を聞きながら要点をまとめる作業は、慣れた人でも神経を使う。結果として議事録は「手が空いている人の雑務」に
• 理由2：何を残すか決まっていない：雑談も決定事項も同じ重さで書き込むと、長いだけの記録ができあがる。読み返す人はいない
• 理由3：置き場所が人によって違う：チャットに貼る人、メールで送る人、自分のメモ帳で終わる人。探す時間のほうが長くなり、やがて誰も探さなくなる

置き場所がばらけるのが、一番もったいないところ。探す時間のほうが長くなります。

AIを入れると、理由1はほぼ消えます。残る理由2と理由3は、人が決めるしかない部分。

掲載社長の実例：記録より先に「接点の回数」を決めた

会議記録の話は、つい道具選びから始まります。でも先に決めるべきなのは、誰とどれくらい話すかという設計のほう。

株式会社エグゼマッチ 代表の猪谷進介さんは、業務委託メンバーとの関わり方を回数で設計しています。

私が重視しているのは、1回の会話の長さよりも回数です。最初の段階では短くても頻繁に話し、安心して本音を言えるようになったら、徐々に頻度を減らしていきます

猪谷進介さん（株式会社エグゼマッチ）

長い会議を月1回開くより、短い接点を何度も持つ。この形なら、1回の記録は数行で済みます。

猪谷さんは、関係ができてきたサインも言葉づかいから拾っているそうです。

文章の語尾が少し柔らかくなったり、以前より率直な相談が届いたりするんです

猪谷進介さん（株式会社エグゼマッチ）

こうした変化は、議事録の定型フォーマットには入りません。だからこそ、文字起こしの原文を残す意味があります。

もう一つ、記録の目的をはっきりさせてくれる言葉を紹介します。株式会社With 代表の秋枝紗由里さんの話です。

小さい会社だからこそ、一枚岩になっていないと前へ進めません。なぜ嫌なのか、なぜ今は待ってほしいのかを、きちんと話し合えることが大事

秋枝紗由里さん（株式会社With）

記録に残すべきは、結論だけではありません。

「なぜそう決めたか」が残っていれば、あとから入った人も同じ前提で動けます。説明をやり直す手間も減るでしょう。

そのまま真似できる4ステップ

ここからは手順です。今週のうちにステップ2まで終われば上出来。

ステップ1：会議を3種類に分ける

全部の会議に同じ議事録はいりません。目的で分けると、残す量が自然に決まります。

種類	目的	残すもの
決める会議	方針・投資・人の配置を決める	決定／担当／期限。必要なら反対意見も一行
共有の会議	進捗と数字をそろえる	数字と変化点だけ。文字起こしは保存のみ
1対1	本人の状況を知る	本人の了解を得た範囲のメモ。原文は残さない

迷ったら「この会議で何かが決まるか」で切ると早いです。決まらない会議に、立派な議事録はいりません。

ステップ2：録音と文字起こしを自動で回す

オンライン会議なら、録音と文字起こしを自動で始める設定にしておきましょう。対面なら、スマートフォンの録音アプリで足ります。

ここで一つだけ、省けない作業があります。

ポイント：録音は、全員の了解を得てから。参加者全員に、録音することとその使い道を先に伝えてください。

文字起こしとは、音声を自動で文章に変換する機能のこと。精度は環境に左右されるため、専門用語や社名は後から直す前提で使ってください。

ステップ3：AIに作らせるのは3点だけ

文字起こしを渡したあと、AIに頼むのは要約ではなく抽出です。指示を固定しておけば、毎回の出来が安定します。

次のような指示文を、チャットのテンプレートに保存しておきましょう。

以下は社内会議の文字起こしです。(1)決まったこと (2)担当者 (3)期限 を箇条書きで抜き出してください。決まっていないことは「未決」として分けてください。推測で補わないでください。

ポイント：「推測で補わないでください」を必ず入れる。この一文がないと、言っていないことが要約に混ざります。

抽出された3点を、人が5分だけ見直す。これで議事録は完成です。

ステップ4：置き場所を1か所に決める

探す時間をゼロにするのが、最後の仕上げ。保存先は1か所、命名ルールも1つに決めます。

おすすめは「日付＿会議名」の形。2026-10-16＿定例のように並べれば、検索でも日付順でも見つかります。

決定事項だけを並べた一覧ページを別に作るのも効果的。探す手間がもう一段減ります。

AIに任せる前に決める、2つの線引き

便利さだけで進めると、あとで戻れなくなる部分があります。先に2つだけ確認しておきましょう。

1. 法律で作成が決まっている議事録がある

株式会社の株主総会と取締役会の議事録は、会社法で作成が義務づけられています。社内の定例会議とは扱いが別です。

つまり、下書きをAIに作らせるのは問題なし。確定と署名は人の仕事、と覚えておけば迷いません。

2. 生成AIに個人の話を入れるときの注意

会議の文字起こしには、特定の社員の評価や体調など、個人情報が混ざることがあります。

実務としては、次の3つを決めておけば足ります。

• 使うサービスを社内で1つに絞り、学習に使わない設定にする
• 1対1の面談は、原文の文字起こしを残さない
• 名前を伏せる場所を決めておく（評価・体調・家庭の事情）

制度の解釈や個別の判断は、社会保険労務士・税理士・弁護士といった専門家に相談してください。この記事は一般的な解説にとどめています。

自社で確かめる7つの質問

今の会議記録が仕組みになっているか、7つの質問で確かめられます。

まとめ

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